Text copied to clipboard!
Titel
Text copied to clipboard!Sekreterarassistent
Beskrivning
Text copied to clipboard!
Vi söker en Sekreterarassistent som vill spela en central roll i att stödja den dagliga administrativa verksamheten och bidra till att kontoret fungerar smidigt, professionellt och effektivt. I denna roll arbetar du nära chefer, kollegor och externa kontakter och ansvarar för att koordinera uppgifter, hantera dokumentation, planera möten och säkerställa att administrativa processer följs med hög kvalitet. Tjänsten passar dig som är strukturerad, serviceinriktad och trivs i en roll där du får kombinera noggrannhet med flexibilitet.
Som Sekreterarassistent kommer du att vara en viktig kontaktpunkt inom verksamheten. Du hjälper till med kalenderhantering, bokning av möten, researrangemang, protokollföring och uppföljning av administrativa ärenden. Du ansvarar även för att dokument, rapporter och presentationer förbereds och organiseras på ett korrekt och lättillgängligt sätt. Rollen kräver att du kan prioritera mellan flera uppgifter samtidigt och att du har förmåga att arbeta självständigt samtidigt som du samarbetar väl med andra.
Du kommer att bidra till att skapa ordning och struktur i det dagliga arbetet genom att hantera inkommande kommunikation, uppdatera register, arkivera dokument och stödja interna processer. En viktig del av arbetet är att säkerställa att information når rätt personer i rätt tid och att administrativa rutiner genomförs enligt verksamhetens riktlinjer. Du förväntas också kunna identifiera förbättringsmöjligheter i arbetsflöden och föreslå lösningar som ökar effektiviteten.
För att lyckas i rollen behöver du vara diskret, pålitlig och ha ett professionellt bemötande. Du kommer ofta att hantera känslig information och behöver därför ha god förståelse för sekretess och integritet. Samtidigt är det viktigt att du är kommunikativ och kan uttrycka dig tydligt både muntligt och skriftligt på svenska. God datorvana och erfarenhet av vanliga kontorsprogram är avgörande, eftersom mycket av arbetet sker digitalt.
Vi erbjuder en varierad och ansvarsfull tjänst där du får möjlighet att utveckla dina administrativa färdigheter och bidra till verksamhetens framgång. Du blir en del av en arbetsmiljö där samarbete, professionalism och service står i fokus. Om du uppskattar ordning, gillar att hjälpa andra och vill arbeta i en roll där din insats gör verklig skillnad varje dag, kan detta vara rätt möjlighet för dig. Som Sekreterarassistent får du en nyckelroll i att skapa struktur, underlätta kommunikation och säkerställa att administrativa uppgifter hanteras med hög kvalitet och noggrannhet.
Ansvar
Text copied to clipboard!- Hantera kalenderbokningar, mötesplanering och samordning av dagliga aktiviteter.
- Förbereda, skriva och distribuera protokoll, brev, rapporter och annan dokumentation.
- Besvara inkommande e-post, telefonsamtal och annan kommunikation på ett professionellt sätt.
- Organisera och arkivera dokument både digitalt och fysiskt enligt gällande rutiner.
- Stödja chefer och team med administrativa uppgifter och praktisk koordinering.
- Boka resor, lokaler och utrustning samt följa upp bokningsdetaljer.
- Uppdatera register, kontaktlistor och interna system med korrekt information.
- Säkerställa att sekretessbelagd information hanteras tryggt och korrekt.
Krav
Text copied to clipboard!- Gymnasieutbildning eller motsvarande erfarenhet inom administration eller kontorsarbete.
- Tidigare erfarenhet av administrativt stöd, sekreterararbete eller liknande roll.
- Mycket god förmåga att organisera, prioritera och hantera flera uppgifter samtidigt.
- Goda kunskaper i svenska i tal och skrift.
- God datorvana och erfarenhet av Microsoft Office eller liknande program.
- Förmåga att arbeta självständigt med hög noggrannhet och ansvarskänsla.
- Professionellt bemötande och stark servicekänsla i kontakt med olika intressenter.
- Diskretion och förståelse för hantering av konfidentiell information.
Potentiella intervjufrågor
Text copied to clipboard!- Vilken erfarenhet har du av administrativt arbete eller sekreterarstöd?
- Hur arbetar du för att prioritera när flera uppgifter behöver lösas samtidigt?
- Vilka digitala verktyg och kontorsprogram har du arbetat med tidigare?
- Hur säkerställer du noggrannhet i dokumentation och kalenderhantering?
- Beskriv en situation där du hanterade känslig information med diskretion.
- Hur skulle tidigare kollegor beskriva din samarbetsförmåga och servicekänsla?
